Termini per a l’aprovació dels comptes anuals de l’exercici 2018

Si la seva empresa va tancar l’exercici a 31 de desembre, recordi que la junta general de socis ha d’aprovar els comptes com a màxim el 30 de juny, i dipositar-los en el registre durant el mes següent a la seva aprovació. D’aquesta junta se n’ha d’elaborar un certificat signat pels administradors que també es portarà al registre.

Li recordem que, per a totes aquelles societats el tancament de l’exercici social de les quals coincideix amb l’any natural (31 de desembre), el termini per a la formulació dels comptes anuals pels administradors de les societats, corresponents a l’exercici social tancat a 31 de desembre de 2018, va finalitzar el passat dia 31 de març de 2019, i el termini per a l’aprovació d’aquells comptes anuals per la junta general de socis/accionistes finalitzarà el pròxim dia 30 de juny de 2019. I a més en el mes següent a la celebració de la junta general hem de dipositar els comptes anuals 2018 en el registre mercantil.

Atenció. A partir de la convocatòria de la junta general, qualsevol soci podrà obtenir de la societat, de forma immediata i gratuïta, els documents que han de ser sotmesos a la seva aprovació, així com l’informe de gestió i l’informe de l’auditor de comptes si n’hi hagués.

Els comptes anuals

Els comptes anuals comprendran:

  • El balanç
  • El compte de pèrdues i guanys
  • Un estat que reflecteixi els canvis en el patrimoni net de l’exercici (ECPN)
  • Un estat de fluxos d’efectiu (EFE)
  • La memòria

Són documents que formen una unitat i han de ser redactats amb claredat i mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i els resultats de l’empresa de conformitat amb les disposicions legals. Així en la comptabilització de les operacions s’atendrà la seva realitat econòmica i no només a la seva forma jurídica.

Atenció. En l’ordenament comptable actual, l’estat de fluxos d’efectiu NO RESULTA OBLIGATORI quan es presenten comptes anuals en format pime o abreujat; mentre que l’estat de canvis en el patrimoni net (ECPN), que amb l’aprovació del PGC resultava obligatori, a partir de l”1 de gener del 2016, amb la reforma comptable introduïda pel Reial decret 602/2016, de 2 de desembre, TAMPOC RESULTA OBLIGATORI quan es presenten comptes anuals en format pime o abreujat.

Qui té l’obligació de presentar els comptes anuals?

Els administradors de la societat, que han de presentar, en el registre mercantil del domicili social, la certificació dels acords de la junta de socis d’aprovació d’aquests comptes, d’aplicació del seu resultat, així com, si escau, l’informe de gestió i l’informe de l’auditor, quan la societat estigui obligada a auditoria o que s’hagués acordat a petició de la minoria.

Els comptes anuals són objecte de publicitat i qualsevol pot consultar-los i obtenir informació del registre mercantil de tots els documents dipositats.

Atenció. Els administradors de la societat són els qui tenen l’obligació de convocar la junta de socis per sotmetre l’aprovació dels comptes i, una vegada aprovats, dur a terme el seu posterior dipòsit davant el registre mercantil en el mes següent.

I amb el compliment d’aquest requisit de donar publicitat als comptes anuals acaba el cicle que hem de realitzar cada any, a part de la legalització dels llibres oficials, que de forma telemàtica cal presentar en els primers quatre mesos de l’any.

Si no es dipositen els comptes

Si diposita els comptes més tard, la seva empresa podrà ser objecte de les següents sancions:

  • Una multa de 1.200 i 60.000 euros. L’import concret es determinarà en funció de les partides de l’actiu i de la xifra de vendes declarades en l’últim impost sobre societats. Si l’empresa (o el grup d’empreses) té un volum de facturació anual de més de 6 milions d’euros, l’import màxim de la multa pot arribar a ser de 300.000 euros.
  • A més, si passa un any des de la data de tancament de l’exercici sense que s’hagin dipositat els comptes anuals, el registre mercantil quedarà “tancat” per a la seva empresa. És a dir, fins que no els dipositi, no podrà inscriure la majoria d’acords de la societat (per exemple, una escriptura de canvi de domicili o d’ampliació de capital).

Atenció. Si els comptes anuals no s’haguessin dipositat per no estar aprovats per la junta general, el tancament registral es podrà evitar si aquesta circumstància s’acredita amb certificació de l’òrgan d’administració expressant la causa de la falta d’aprovació. Si aquesta situació persisteix, s’ha de presentar la certificació cada 6 mesos.

No obstant això, encara que passi un any sense que la seva empresa presenti els comptes anuals, sí que podrà inscriure en el registre mercantil determinats documents: el cessament de l’administrador, una revocació de poders, la dissolució de la societat i el nomenament de liquidadors.

A més, en cas d’incomplir amb la seva obligació de presentar els comptes anuals en el registre mercantil del domicili social, al mes següent de la seva aprovació, els administradors estarien incomplint la legislació vigent amb les següents conseqüències:

No es permetrà la inscripció de cap document referit a la societat mentre l’incompliment persisteixi, i per tant, no es podran nomenar administradors, ni atorgar poders, fins que no estiguin dipositats els comptes.

En el cas dels administradors, la no presentació dels comptes suposa que no s’ha actuat amb la deguda diligència d’un empresari ordenat i en conseqüència si s’origina un mal a la societat, podrien, tant la societat com els socis o un tercer, reclamar els danys causats a la societat per aquest. A més en el cas que la societat es trobi en una situació d’insolvència, la falta de diligència en l’actuació de l’empresari en la no presentació dels comptes, pot suposar que hagi de respondre dels deutes de la societat, ja que la Llei concursal estableix com un supòsit de concurs culpable la no formulació dels comptes anuals, no sotmetre’ls a auditoria si estigués obligat, o la falta de dipòsit en el registre mercantil en algun dels tres últims exercicis anteriors a la declaració de concurs.

Fins i tot pot arribar a existir responsabilitat penal en cas de cometre conductes fraudulentes tals com falsificar els comptes anuals, conforme estableix l’article 290 del codi penal.

Atenció. Quan una societat no està obligada a auditar-se, els socis que representin almenys un 5% del capital (per si sols o agrupats) poden sol·licitar al registrador que nomeni a un auditor perquè revisi els comptes. La sol·licitud s’ha de realitzar abans que hagin transcorregut 3 mesos des del tancament de l’exercici, els comptes del qual, s’auditaran.