Protecció de dades: informació de les despeses de comunitat de propietaris

En la documentació de la comunitat de propietaris es poden trobar nombroses informacions que incorporen dades personals que s’han de tenir en consideració respecte dels principis i drets de la normativa sobre protecció de dades.

Aquest tipus d’accés i obtenció de còpies per part dels copropietaris respon a la finalitat de conèixer i comprovar la correcta gestió dels comptes de la comunitat, i es pot donar accés a informació molt variada, tal com succeeix amb la relativa a salaris, honoraris professionals, factures i contractes.

Llei de propietat horitzontal (LPH)

L’article 20 e) de la LPH disposa que correspon a l’administrador actuar, si escau, com a secretari de la junta i custodiar a la disposició dels titulars la documentació de la comunitat. Per tant, sembla plenament justificat que els propietaris (no confondre amb inquilins) tinguin ple accés a la documentació de la comunitat de propietaris. Documentació com els contractes, nòmines, factures, sentències judicials, dades de contacte de propietaris, extractes bancaris, etc.

No obstant això, aquest article ha de ser interpretat de conformitat amb la normativa de protecció de dades, de manera que no permet un accés generalitzat a tota la documentació obrant en els arxius de la comunitat que pugui contenir dades personals, sinó solament a aquelles dades que siguin estrictament pertinents, adequades i limitades en relació amb les finalitats per a les quals són tractades.

Quant a l’obtenció de còpies, la LPH ordena a vegades la remissió de determinats documents, mentre que en el seu article 20 es refereix a custodiar a la disposició dels titulars la documentació de la comunitat. En el cas en què es considerés oportú facilitar còpia de la documentació, amb les limitacions derivades de l’aplicació de la normativa de protecció de dades, s’hauran d’adoptar les mesures de seguretat escaients i, especialment, les relatives a la gestió i sortida de suports i documents, i trasllat de documentació.

Compte amb les dades personals

En la documentació de la comunitat de propietaris es poden trobar nombroses informacions que incorporen dades personals, tals com dades identificatives i de contacte dels propietaris, números dels seus comptes corrents, coeficients de participació, consums individuals, ingressos efectuats pels propietaris o deutes que mantinguin amb la comunitat, sentit del vot en l’adopció d’acords, etcètera. Igualment tindrà aquesta consideració qualsevol dada personal referida als empleats que pogués tenir la comunitat de propietaris, com també la tindran les dades relatives a honoraris de professionals que aboni la comunitat.

Cenyint-nos exclusivament als tractaments de dades personals continguts en els documents que empra la pròpia comunitat, poden abastar un ampli espectre d’informació personal relativa, fins i tot, a la vida privada i familiar dels afectats, així com a qualsevol tipus d’activitat desenvolupada per una persona, com la referida a les seves relacions laborals o a la seva activitat econòmica o social.

La pròpia LPH habilita diverses comunicacions de dades personals, que a l’efecte de la normativa sobre protecció de dades (LOPD i Reglament)  es trobarien legitimades sobre la base del compliment d’una obligació legal.

Així, l’article 16.2) de la LPH regula com s’ha d’efectuar la convocatòria de les juntes, disposant que la convocatòria contindrà una relació dels propietaris que no estiguin al corrent en el pagament dels deutes vençuts a la comunitat i advertirà de la privació del dret de vot si es donen els supòsits previstos en l’article 15.2 de la LHP (els propietaris que en el moment d’inici de la junta no es trobessin al corrent en el pagament de tots els deutes vençuts amb la comunitat i no les haguessin impugnat judicialment o procedit a la consignació judicial o notarial de la suma deguda, podran participar en les seves deliberacions si bé no tindran dret de vot. L’acta de la junta reflectirà els propietaris privats del dret de vot, i la persona i la quota de participació en la comunitat no serà computada a l’efecte d’aconseguir les majories exigides en aquesta llei).

Per part seva, l’article 19 de la LPH preveu la remissió de les actes als propietaris, assenyalant en el seu número segon els esments que han de contenir, entre les quals figuren diversos tipus de dades de caràcter personal.

Què diu l’Agència Espanyola de Protecció de Dades sobre aquest tema?

Des de l’òptica de la protecció de les dades personals, cal assenyalar que sense perjudici que es puguin realitzar aquestes comunicacions, s’ha de tenir en consideració també els principis de la Llei i Reglament de protecció de dades, sobretot el principi relatiu a la minimització de dades.

En conseqüència, la comunicació de dades s’haurà de limitar a aquelles que -en cada cas- resultin “adequades, pertinents i limitades” per al compliment de la finalitat que en legitima l’accés, que en aquests supòsits ve referit al control del bon govern de la comunitat.

Així, a tall d’exemple, no compleix el requisit d’idoneïtat:

  • La comunicació dels directoris amb les dades de domicili dels propietaris o els seus números de compte corrent, ja que no contribueixen a la finalitat de control de la bona administració de la comunitat de propietaris.
  • Igualment, i pel que fa a nòmines dels empleats de la comunitat, cal tenir en compte que juntament amb la informació referida a les seves retribucions, apareixeran altres dades, com el domicili fiscal, el compte corrent en què es produeixin els pagaments i fins i tot dades especialment protegides referents a salut o ideologia, així com el descompte, si escau, de la quota sindical dels afiliats a un sindicat. Aquestes dades no resulten rellevants per a la finalitat de control de la gestió de la comunitat de propietaris, per la qual cosa l’exhibició d’aquests directoris o de les nòmines de personal resultarà contrària al principi de proporcionalitat i, en conseqüència, donaran lloc a una vulneració de la normativa de protecció de dades, sense perjudici que s’hagi d’informar els propietaris de les retribucions satisfetes als empleats, amb l’adequat desglossament de conceptes retributius.

En conseqüència, fora dels supòsits en els quals expressament la LPH obliga a la comunicació a altres propietaris de determinades dades personals, s’haurà d’examinar en cada cas si l’accés als documents compleix el principi de proporcionalitat resultant idoni, necessari i equilibrat per a obtenir la finalitat perseguida, segons assenyala el Tribunal Constitucional. En un altre cas, no serà procedent l’accés directe al document.

D’altra banda, la finalitat del tractament no podrà ser una altra que la que resulti de les previsions de la LPH, i no es podran utilitzar les dades per a finalitats diferents d’aquelles per a les quals les dades haguessin estat recollides.