Què sabem de les notificacions electròniques?

El sistema de notificacions electròniques permet a qualsevol persona física o jurídica, rebre i gestionar les notificacions per mitjans electrònics que practiquin les administracions públiques. Aquest servei és gratuït i voluntari tret que la norma estableixi la notificació electrònica de manera obligatòria.

La Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (i el seu desenvolupament reglamentari per Reial decret 1671/2009) va consagrar el règim de notificacions per mitjans electrònics en habilitar a les administracions públiques perquè utilitzessin aquests mitjans en les seves comunicacions i notificacions, sempre que els ciutadans ho haguessin sol·licitat i consentit expressament.

La norma preveia que aquestes notificacions electròniques es poguessin practicar voluntàriament a aquelles persones que optessin per això (en qualsevol procediment administratiu, no només en matèria d’impostos), no obstant això ja preveia que les notificacions es poguessin realitzar obligatòriament per mitjans electrònics “quan els interessats es corresponguin amb persones jurídiques o col·lectius de persones físiques que per raó de la seva capacitat econòmica o tècnica, dedicació professional o altres motius acreditats tinguin garantit l’accés i disponibilitat dels mitjans tecnològics necessaris.”

No hi ha dubte que la implantació de l’obligatorietat de les notificacions electròniques per part de les principals administracions (Hisenda, Trànsit, Seguretat Social), ha portat amb si també alguns problemes als usuaris.

Ara li expliquem a grans trets el règim de les notificacions electròniques.

Què és una notificació electrònica?

La notificació electrònica o telemàtica es pot definir com aquella efectuada per mitjans electrònics i que posa fi a un procediment electrònic, bé perquè l’interessat està obligat a això, bé perquè així ho hagi manifestat expressament un interessat que no està obligat per llei o reglament a comunicar-se amb l’administració per mitjans electrònics.

Per a la pràctica de notificacions electròniques amb plena validesa jurídica s’han de complir tres requisits:

  • Que el receptor de la notificació electrònica pugui triar el sistema de notificació que prefereixi. Aquesta llibertat es pot veure limitada pel fet que la norma estableix que les administracions publicaran a les seves seus electròniques i en els seus butlletins oficials, els mitjans electrònics que els ciutadans poden utilitzar en cada supòsit; i també pot veure’s limitada pel fet que una llei pot establir l’obligatorietat d’utilitzar un mitjà en concret.
  • Que el sistema acrediti la data i l’hora en què es produeix la posada a la disposició de l’interessat de l’acte que és objecte de notificació.
  • Que el sistema acrediti la data i l’hora d’accés al seu contingut.

Quines formes hi ha per realitzar notificacions electròniques? 

D’acord amb aquests requisits, les administracions poden establir quatre formes diferents de practicar notificacions electròniques:

A. Posada a la disposició dels ciutadans d’una adreça electrònica habilitada (DEH) a aquest efecte.

És un dels mitjans per a les notificacions electròniques molt utilitzat en l’àmbit tributari per als ciutadans i empreses que ho sol·licitin. Es tracta d’un servei que proporciona a cada ciutadà o empresa una bústia segura associada a aquesta DEH, en la qual poden rebre les comunicacions i notificacions administratives.

Un ciutadà pot obtenir el seu DEH i bústia gratuïtament, només que la sol·liciti, i podrà recollir còmodament les seves notificacions en la seva DEH, a través d’Internet, a qualsevol hora des de qualsevol lloc. A la bústia s’accedeix mitjançant identificació electrònica, per la qual cosa només el destinatari pot llegir l’enviament. Correus verifica la identitat de l’emissor, l’existència de l’adreça electrònica i posa la notificació a la bústia del destinatari. Cada vegada que una notificació es posa a disposició, es remet un avís per correu electrònic. El ciutadà pot accedir a la seva bústia identificant-se amb el seu certificat digital o DNI-e. En aquesta bústia solament rebrà les notificacions relacionades amb els organismes i procediments que hagi seleccionat prèviament (excepte la recepció obligatòria per a les empreses).

L’adreça on es troba aquest servei és: https://notificaciones.060.es

Atenció. Es tracta d’una bústia electrònica assignada per l’administració en la qual es dipositen els actes que han de ser objecte de notificació a l’interessat. Aquesta bústia electrònica és de Correus, és a dir, no és l’adreça electrònica de l’empresa, sinó una bústia especial administrada per Correus en la qual es dipositarà l’acte i al que periòdicament l’empresa haurà d’accedir per comprovar si hi ha algun acte pendent de notificació. Mentre no s’accedeix no s’entén produïda la notificació, però recordem que transcorreguts 10 dies la notificació s’entén produïda encara que no s’hagi accedit.

Cal matisar no obstant això que aquesta pàgina es refereix sempre a la sol·licitud voluntària d’una adreça electrònica habilitada, però que des de l’1 de gener del 2011, per a les societats anònimes i limitades és obligatòria, no voluntària. A més, a partir del 2 d’octubre de 2016 (data d’entrada en vigor de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques), s’obliga, entre d’altres, a les persones jurídiques i a les entitats sense personalitat jurídica a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques.

Per consultar les notificacions telemàtiques rebudes en la DEH caldrà accedir a la bústia electrònica associada a ella situada al portal de notificacions electròniques. 

 

B. Mitjançant compareixença electrònica a la seu electrònica

Les administracions poden optar també per practicar notificacions mitjançant la compareixença electrònica a la seva seu electrònica, on s’informarà prèviament del caràcter de notificació que tindrà aquest accés, el qual es podrà realitzar utilitzant tant un certificat electrònic com el DNI electrònic, i també amb el sistema Cl@ve PIN. En el cas que transcorrin deu dies naturals des de la constància de la recepció de la notificació sense que s’hagi accedit al seu contingut, s’entendrà que la notificació ha estat rebutjada, tret que d’ofici o a instàncies de la persona interessada es comprovi la impossibilitat material o tècnica de l’accés.

C. Mitjançant sistemes de correu electrònic amb justificant de recepció

La norma estableix que la pràctica de notificacions es pot realitzar també mitjançant sistemes de correu electrònic amb justificant de recepció sempre que es compleixin una sèrie de requisits:

  • Que quedi constància de la recepció del missatge.
  • Que es generi automàticament i amb independència de la voluntat del destinatari un justificant de recepció que deixi constància de la seva recepció.
  • Que aquest acusament s’origini al moment de l’accés al contingut de la notificació.

Un exemple de servei de correu electrònic segur que reuneix aquests requisits és l’adreça gratuïta de @correos.es que ofereix el Servei de Correus. També, en l’entorn privat trobem empreses que ofereixen serveis basats en correu electrònic que atorguen a les seves notificacions el caràcter de fefaents i que ofereixen totes les garanties jurídiques.

Notificacions electròniques obligatòries 

D’acord amb el Reial decret 1363/2010, de 29 d’octubre, pel qual es van regular les notificacions i comunicacions administratives obligatòries per mitjans electrònics en l’àmbit de l’AEAT, que va entrar en vigor l’1 de gener de 2011, tenen l’obligació de rebre per mitjans electrònics, comunicacions i notificacions, les persones i entitats que es relacionen a continuació:

  • Societats anònimes (NIF lletra A) i de responsabilitat limitada (NIF lletra B).
  • Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola (NIF lletra N).
  • Establiments permanents i sucursals d’entitats no residents (NIF lletra W).
  • Unions temporals d’empreses (NIF lletra U).
  • Agrupacions d’interès econòmic, agrupacions d’interès econòmic europees, fons de pensions, fons de capital de risc, fons d’inversions, fons de titulització d’actius, fons de regularització del mercat hipotecari, fons de titulització hipotecària i fons de garantia d’inversions (tots ells, NIF lletra V).
  • Contribuents inscrits en el registre de grans empreses.
  • Contribuents que tributin en el règim de consolidació fiscal de l’IS.
  • Contribuents que tributin en el règim especial del grup d’entitats de l’IVA.
  • Contribuents inscrits en el Registre de Devolució Mensual d’IVA (REDEME).
  • Contribuents amb autorització per presentar declaracions duaneres mitjançant el sistema de transmissió electrònica de dades (EDI).

A més des del 2 d’octubre de 2016 (data d’entrada en vigor de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques) s’obliga, entre d’altres, a les persones jurídiques i a les entitats sense personalitat jurídica a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques. Entre les entitats sense personalitat jurídica s’inclouen les comunitats de béns, les herències jacents i les comunitats de propietaris. Les presentacions de documents i sol·licituds dirigits a l’Agència Tributària s’han de realitzar obligatòriament a través del registre electrònic de l’AEAT. L’incompliment d’aquesta obligació pot ser constitutiu de la infracció tributària amb la imposició d’una sanció consistent en multa pecuniària fixa de 250 euros.

S’exclouen d’aquesta obligació de presentació per via electrònica les excepcions previstes en la resta de la normativa vigent que obliguen a la presentació en paper o suport físic (originals d’avals, documents notarials, judicials, etc.).

Per tant, la notificació electrònica passa a ser la forma habitual de notificació de les actuacions de l’AEAT. No obstant això, existeixen una sèrie d’excepcions en les quals es podran fer notificacions pels mitjans no electrònics tradicionals.

L’AEAT notificarà per carta als obligats a rebre comunicacions i notificacions electròniques la seva inclusió d’ofici, assignant-los una DEH. En els supòsits de noves altes en el cens d’obligats tributaris, la notificació de la inclusió en el sistema de DEH es podrà realitzar al costat de la comunicació d’assignació del NIF definitiu.

L’accés a la DEH pot ser realitzat directament per l’obligat tributari o mitjançant un apoderat amb poder exprés per rebre notificacions telemàtiques de l’AEAT.

Com ja hem comentat, una vegada complerts els requisits indicats, el contribuent inclòs en el sistema de DEH accedirà a la seva bústia electrònica per internet a través de l’adreça http://notificaciones.060.es . Prèviament el sistema ens sol·licita la selecció del certificat electrònic, o document nacional d’identitat electrònic (DNIe) si es tracta d’una persona física.

Així mateix, sempre serà possible l’accés al contingut de les comunicacions i notificacions de l’AEAT, pendents de notificar o notificades, per compareixença electrònica a la seu electrònica de l’AEAT a través de l’adreça https://www.agenciatributaria.gob.es.

La Sociedad Estatal de Correos y Telégrafos, SA, entitat prestadora del servei, contempla la possibilitat, en configurar el perfil de la bústia electrònica, en cas de consignar un compte de correu electrònic personal en el qual, de forma no vinculant, s’informarà l’obligat tributari de les entrades de les noves comunicacions i notificacions realitzades per l’AEAT.

Els efectes de la notificació en la DEH es produeixen al moment de l’accés al contingut de l’acte notificat, o bé, si aquest accés no s’efectua, pel transcurs del termini de 10 dies naturals des de la seva posada a disposició en aquesta adreça electrònica. Transcorregut el termini indicat, la notificació s’entén practicada i així constarà en la bústia electrònica.

El termini començarà a comptar a partir de l’endemà de la seva posada a disposició. Per exemple, les notificacions que es posin a disposició el dia 1 entre les 00:00 i les 23:59 i no hagin estat recollides, s’entendran notificades automàticament el dia 11.

Totes les comunicacions i notificacions estaran 30 dies naturals en la bústia de la DEH. Durant aquest període, si han estat llegides, es podrà visualitzar per complet el seu contingut totes les vegades que siguin necessàries. Amb posterioritat a aquest termini, solament es podran consultar a la seu electrònica de l’AEAT.

En el cas que fossin rebutjades expressament o hagués expirat el termini de 10 dies sense haver accedit, la consulta completa de les comunicacions i notificacions només es podrà realitzar a través de la seu electrònica de l’AEAT.

No obstant això, el document complet en el qual consta l’acte notificat estarà disponible mitjançant l’accés a la seu electrònica de l’AEAT, seleccionant els expedients de l’interessat que constin com ja notificats.

El sistema de notificació electrònica acredita la data i hora en què es produeix la posada a la disposició de l’interessat de l’acte objecte de notificació, que tindrà lloc mitjançant la recepció en la DEH assignada al destinatari de l’avís de la posada a la disposició de la notificació. Igualment, el sistema acredita la data de l’accés del destinatari al contingut del document notificat o en la qual la notificació es va considerar rebutjada per haver transcorregut el termini legalment establert.

Si amb anterioritat a la data de recepció de la comunicació de la notificació, s’hagués accedit a la seu electrònica de l’AEAT i si hagués estat practicada la notificació per compareixença electrònica, la data que preval amb caràcter general és la de la primera de les notificacions practicada correctament.

Dies de cortesia

El Reial decret 1615/2011, de 14 de novembre, regula de forma expressa la possibilitat d’assenyalar dies en els quals no es posaran notificacions en l’adreça electrònica habilitada («dies de cortesia»), que permetrà als obligats tributaris que estiguin inclosos en el sistema d’adreça electrònica habilitada (DEH) assenyalar un màxim de 30 dies en cada any natural durant els quals l’AEAT no podrà posar notificacions a la seva disposició en la citada adreça electrònica.

L’Ordre EHA/3552/2011, de 19 de desembre, regula els termes en els quals els obligats tributaris poden exercitar la possibilitat d’assenyalar dies en els quals l’AEAT no podrà posar notificacions a la seva disposició en l’adreça electrònica habilitada.

  • Es poden assenyalar un màxim de 30 dies naturals per any natural, de lliure elecció i sense ser necessari agrupar-los un mínim.
  • S’hauran de sol·licitar amb una antelació mínima de 7 dies naturals al primer dia en què hagin de fer efecte.
  • Es poden modificar mitjançant sol·licitud expressa, deixant sense efecte el període inicialment triat, però amb els mateixos límits respecte al nombre màxim de dies anuals per obligat tributari i antelació mínima abans esmentada.
  • Es podrà gaudir de la totalitat dels 30 dies naturals de l’any natural en curs sense necessitat de prorrateig de dies pel període de l’any natural restant, en el cas de ser inclòs al llarg de l’any natural amb caràcter obligatori en el sistema o de donar-se d’alta voluntàriament.
  • El retard en la notificació derivat de l’assenyalament dels dies en els quals no es posaran notificacions en l’adreça electrònica habilitada es considerarà dilació no imputable a l’administració.
  • L’assenyalament dels dies afectarà exclusivament a les notificacions que es poguessin haver efectuat en els dies assenyalats, i no es poden descomptar en cap cas del còmput dels terminis que s’hagin iniciat per haver-se produït la notificació amb anterioritat al primer dels dies assenyalats.
  • L’assenyalament dels dies s’haurà de realitzar obligatòriament a la seu electrònica de l’AEAT, en l’adreça electrònica: http://www.agenciatributaria.gob.es

Fora de l’àmbit tributari, altres administracions d’àmbit estatal han optat també per implantar l’obligatorietat en aquest camp. És el cas de la Direcció General de Trànsit i la seva adreça electrònica vial (DEV), o la Tresoreria General de la Seguretat Social.

Per tant, cal tenir en compte que aquesta amplitud de possibilitats a l’hora de notificar a través de mitjans electrònics (i en alguns casos, la seva obligatorietat) pot donar lloc a problemes per a aquells ciutadans que tenen relacions amb diferents administracions corresponents a diferents àmbits, ja que han de consultar diàriament i en diferents adreces per comprovar si tenen alguna notificació pendent.

Quines novetats estableix la nova Llei del procediment administratiu comú de les administracions públiques en relació amb les notificacions electròniques?

Una de les principals novetats de la nova Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (LPAC), fa referència a la regulació de l’administració electrònica, i l’obligació d’alguns subjectes de relacionar-se per mitjans electrònics amb les administracions públiques. I és que s’estableix com a preferent a l’hora de notificar, el canal electrònic (i es realitzaran a la seu electrònica de l’administració corresponent), i en tot cas, quan l’interessat resulti obligat a rebre les notificacions per aquests mitjans, encara que també es recullen algunes excepcions:

  • Quan la notificació es realitzi en ocasió de la compareixença espontània de l’interessat o el seu representant en les oficines d’assistència en matèria de registre i sol·liciti la comunicació o notificació personal en aquest moment.
  • Quan per assegurar l’eficàcia de l’actuació administrativa resulti necessari practicar la notificació per lliurament directe d’un empleat públic de l’administració notificant.

Atenció. No obstant això, el legislador, conscient de les dificultats que comporta la posada en pràctica de les disposicions sobre administració electrònica, ha establert un temps perquè aquestes siguin d’aplicació efectiva. Així, mentre amb caràcter general, la LPAC va entrar en vigor el 2 d’octubre de 2016, no obstant això, les previsions relatives al registre electrònic, al punt d’accés general electrònic de l’administració i a l’arxiu únic electrònic, entre d’altres, produiran efectes al cap de dos anys de la seva entrada en vigor, és a dir, el 2 d’octubre de 2018.

Altres novetats que podem destacar en relació amb les notificacions electròniques són:

  • La notificació no es podrà realitzar per mitjans electrònics, entre altres supòsits, si l’acte a notificar va acompanyat d’elements no susceptibles de conversió en format electrònic.
  • Totes les notificacions que es practiquin en paper també s’hauran de posar a la disposició de l’interessat a la seu electrònica de l’administració o organisme actuant perquè pugui accedir al seu contingut de forma voluntària.
  • Les notificacions electròniques es practicaran a través de l’adreça electrònica habilitada única, o bé mitjançant tots dos sistemes (adreça única i compareixença en seu electrònica. Desapareix la possibilitat d’utilitzar el correu electrònic amb justificant de recepció), la qual cosa obligarà a les administracions que en l’actualitat només notifiquen a través de la seva seu electrònica, a connectar-se amb el servei de notificacions: https://notificaciones.060.es

Amb independència que la notificació es realitzi en paper o per via electrònica, l’administració enviarà un avís a l’adreça de correu o dispositiu electrònic de l’interessat, informant-lo de la notificació a la seu electrònica, encara que la falta de pràctica de l’avís no impedirà que la notificació sigui considerada plenament vàlida.

La pràctica de la notificació electrònica té lloc amb la compareixença de l’interessat a la seu electrònica de l’administració i, en tot cas, s’entén que existeix compareixença al moment en què l’interessat accedeix al contingut de la notificació. D’altra banda, la notificació electrònica s’entén rebutjada si, transcorreguts 10 dies naturals des de la seva posada a disposició, els interessats no accedeixen al seu contingut.

S’entén complerta l’obligació de notificar, amb la posada a la disposició de la notificació a la seu electrònica de l’administració.

Es poden posar en contacte amb Grup Carles per qualsevol dubte o aclariment que pugui tenir sobre aquest tema.