Els autònoms i pimes fins quan han de conservar les factures i justificants de la seva activitat econòmica?

No es precipiti, hi ha uns terminis que ha de tenir en compte abans de destruir els documents relatius a la seva activitat econòmica. El codi de comerç estableix que els documents, llibres i justificants d’un negoci s’han de guardar durant, almenys, sis anys des de l’últim assentament en els llibres. Però compte, hi ha altres terminis en la normativa fiscal que ha de conèixer.

Li recordem que sempre és convenient arxivar totes les factures i justificants que es generin amb la seva activitat comercial o professional. Però segurament s’haurà preguntat més d’una vegada: quins terminis marca la llei?, en quin moment l’Agència Tributària em pot exigir factures i des de quins períodes tributaris? Dit d’una altra manera, durant quant temps està obligada una pime o un autònom a guardar les seves factures, llibres i un altre tipus de justificants de la seva activitat?

Normativa mercantil

El codi de comerç obliga a conservar durant sis anys (comptats a partir de l’últim assentament de l’exercici) els llibres i la documentació que generen drets i obligacions de l’empresa en relació amb altres persones i persisteix l’obligació encara que cessi l’activitat empresarial. A aquesta norma s’hauran d’atenir tant els empresaris autònoms com les entitats mercantils, una vegada cessada la seva activitat o dissolta la societat.

I tot això malgrat que el termini de prescripció de cara als impostos és de quatre anys, que comencen a comptar des del moment en què es presenta l’impost. Sempre és convenient conservar tota la documentació per si l’empresa és objecte d’una inspecció per part d’Hisenda, que pot reclamar qualsevol justificant durant aquest període de temps.

Normativa fiscal

A més del que diu la normativa mercantil, cal parar esment a la normativa fiscal, ja que tota aquesta documentació també pot tenir efectes fiscals i no només mercantils o laborals. S’ha de tenir en compte, com hem assenyalat anteriorment, que la normativa fiscal fixa en quatre anys el termini màxim de prescripció dels impostos. Però compte, hi ha altres terminis que no ha d’oblidar:

  • Interrupcions.- Quan Hisenda intervé per revisar els impostos (durant els quatre anys de prescripció) o es presenta una declaració complementària, el còmput dels quatre anys s’inicia de nou per interrupció de la prescripció i haurà de comptar quatre anys més per conservar la documentació.

  • Actius.- Les factures de compra d’un actiu amortitzable s’han de conservar fins que no pugui revisar l’exercici que hagi amortitzat totalment l’actiu (quatre anys més).

  • Pèrdues.- Si un exercici té pèrdues, haurà de conservar la documentació que les acredita durant almenys deu anys.

  • Actius i IVA.- Quan adquireixi immobilitzat per a la seva activitat per imputació superior a 3.005,06 euros, haurà de conservar les factures nou anys si són béns mobles i catorze si són immobles.

IVA. Obligació de conservar les factures

La Llei General Tributària, estableix per als empresaris i professionals l’obligació d’expedir i lliurar factures o documents substitutius i conservar les factures, documents i justificants que tinguin relació amb les seves obligacions tributàries.

D’altra banda, La Llei de l’IVA estableix que aquests documents s’hauran de conservar durant el termini de prescripció de l’impost (4 anys).

Així mateix, el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, estableix que s’hauran de conservar amb el seu contingut original, ordenadament i durant el termini que estableix la Llei General Tributària els següents documents:

  • Factures rebudes.
  • Còpies o matrius de les factures expedides.
  • Els justificants comptables en les operacions en les quals sigui aplicable la inversió del subjecte passiu quan el proveïdor no estigui establert en la comunitat.
  • Els rebuts justificatius del reintegrament de la compensació del Règim especial de l’agricultura, ramaderia i pesca, tant l’original d’aquell, per part del seu expedidor, com la còpia, per part del titular de l’explotació.
  • Els documents acreditatius del pagament de l’impost a la importació.

Aquesta obligació incumbeix així mateix als empresaris o professionals acollits als règims especials de l’impost sobre el valor afegit, així com als qui, sense tenir la condició d’empresaris o professionals, siguin subjectes passius de l’impost, encara que en aquest cas només afectarà les factures rebudes i a les còpies o matrius de les factures expedides.

Els diferents documents, en paper o format electrònic, s’hauran de conservar per qualsevol mitjà que permeti garantir a l’obligat a la seva conservació l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la seva llegibilitat, així com l’accés a ells per part de l’Administració tributària sense demora, excepte causa degudament justificada. Aquesta obligació es pot complir mitjançant la utilització de mitjans electrònics.

Perquè la conservació de les factures per mitjans electrònics en un país tercer amb el qual no existeixi un instrument jurídic relatiu a l’assistència mútua es consideri vàlida, s’haurà d’haver comunicat amb caràcter previ a l’Agència Estatal d’Administració Tributària.

Quan les factures rebudes o expedides es refereixin a adquisicions per les quals s’hagin suportat quotes de l’IVA la deducció de les quals estigui sotmesa a un període de regularització, s’hauran de conservar durant el seu corresponent període de regularització i els quatre anys següents.

Els empresaris o professionals que realitzin operacions que tinguin per objecte or d’inversió, hauran de conservar les còpies de les factures corresponents a aquestes operacions durant un període de cinc anys.

Prevenció de blanqueig de capitals

En el cas que vostè sigui subjecte obligat per la normativa de prevenció de blanqueig de capitals li recordem que ha de conservar per un període mínim de 10 anys la documentació en la qual es formalitzi el compliment de les obligacions establertes en la Llei 10/2010.

Es poden posar en contacte amb nosaltres per qualsevol dubte o aclariment que pugui tenir sobre aquest tema.