La convocatòria de les juntes generals es pot fer per carta certificada o per correu electrònic?

Els estatuts de la societat poden establir que la convocatòria es realitzi per qualsevol procediment de comunicació individual i escrita, que asseguri la recepció de l’anunci per tots els socis al domicili designat a aquest efecte o en el qual consti en la documentació de la societat.

Un aspecte molt important respecte a la junta general és la forma en què s’ha de realitzar la convocatòria als socis.

Per convocar als seus socis a una junta general, les petites i mitjanes empreses, siguin societats anònimes o limitades, segueixen utilitzant mètodes tradicionals: la publicació d’anuncis en els periòdics i l’enviament de burofaxos, telegrames i cartes certificades per correu ordinari.

La Llei de societats de capital (LSC) estableix els diferents mitjans que les societats de capital poden utilitzar per procedir a la convocatòria de les seves juntes generals de socis. I així, juntament amb l’anunci de convocatòria publicat a la pàgina web de la societat en cas que en tingui, inscrita i publicada en els termes establerts en la Llei -o, en absència d’aquesta pàgina, la seva publicació en el Butlletí Oficial del Registre Mercantil i en un dels diaris de més circulació a la província-, s’admet que, per via estatutària, es pugui establir que aquesta convocatòria es realitzi per qualsevol procediment de comunicació individual i escrita, sempre que, s’asseguri la recepció de l’anunci per tots els socis al domicili designat a aquest efecte o en el qual consti en la documentació de la societat. En el cas de socis que resideixin a l’estranger, els estatuts podran preveure que només seran individualment convocats si haguessin designat un lloc del territori nacional per a notificacions.

Per tant, si la societat no disposa d’una pàgina web (en els termes de l’article 11 bis de la LSC, la qual cosa sol ser habitual per les complicacions tècniques que això comporta per a la societat), la regla general és que aquesta convocatòria de la junta es realitzi mitjançant la publicació en el BORME i en un dels diaris de més circulació de la província.

Ara bé, com a alternativa a aquesta regla, els estatuts podran regular la convocatòria “per qualsevol procediment de comunicació individual i escrita que asseguri la recepció de l’anunci per tots els socis al domicili designat a aquest efecte o en el qual consti en la documentació de la societat“, la qual cosa possibilita (sempre que així ho especifiquin els estatuts), la convocatòria de junta mitjançant l’enviament d’una carta certificada a cada soci o per correu electrònic.

Es pot fer per carta certificada amb justificant de recepció o correu electrònic?

Sí, com hem indicat sempre per via estatutària. Recentment la Direcció General dels Registres i del Notariat (DGRN) s’ha ocupat del tema en la Resolució de 25 d’abril de 2016, i seguint la doctrina de la DGRN, arriba a la conclusió que la finalitat de totes les reformes ha estat la de simplificar la forma de convocar la junta general de les societats de capital, com a mitjà de minimitzar costos de funcionament de la mateixa societat, incrementant així la seva competitivitat i que “també s’aprecia, en totes les reformes successives, que en matèria de societats limitades és preferent el que diguin els estatuts sobre forma de convocar la junta que el sistema o sistemes supletoris que a falta de regulació estatutària estableixi la norma legal”.

Per tant, sí que és possible. I la DGRN assenyala que tot això ha de portar-nos a la conclusió que el precepte estatutari, quant a la forma de convocar la junta per correu certificat amb justificant de recepció, perfectament adequada a la regulació legal vigent (article 173 LSC), segueix sent aplicable, ja que la seva aplicabilitat no contraria de cap manera la norma legal vigent al moment de convocar la junta, és més conforme amb la voluntat dels socis que la van establir com una de les formes supletòries de la legal i s’evita d’aquesta forma una modificació d’estatuts i una nova convocatòria de junta que previsiblement conduiria al mateix resultat.

Sobre l’ús del correu electrònic s’ha pronunciat també la DGRN (resolucions de 28 d’octubre de 2014 i de 13 de gener de 2015) admetent el seu ús com a mitjà de convocatòria, i sense necessitat de signatura electrònica, si és complementat amb algun procediment que permeti el justificant de recepció de l’enviament (com, per exemple, serien la sol·licitud de confirmació de lectura, o altres mitjans que permetin obtenir prova de la remissió i recepció de la comunicació).

Es poden posar en contacte amb Grup Carles per qualsevol dubte o aclariment que pugui tenir sobre aquest tema.